工作动态
more...
学生事务
more...
山东轻工职业学院学生档案管理办法
来源:网站编辑 加入时间:2018/12/24 09:33:58

山东轻工职业学院学生档案管理办法

(鲁轻院字〔2014〕57号 2014-12-25)

 

第一章    

第一条  为加强学院学生档案管理工作,根据教育部《高等学校档案管理办法》以及国家有关学生管理工作的政策规定,结合学院实际,制定本办法。

第二条  学生档案是指学院在学生管理活动中形成的、记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人或集体为单位集中保存起来以备查考的文字、表格、实物及其它各种形式的历史记录,包括集体档案和个人档案。

(一)学生集体档案包括学生班级或社团组织的名称、学生名单、班委及团支部成员名单、系主任、班主任、任课教师名单、毕业照、荣誉证书、奖牌、奖杯、奖状、获奖作品以及其它可供参考的有保存价值的材料。

(二)学生个人档案包括:《高中档案》《新生入学登记表》《学生成绩单》《体检表》《奖惩材料》《团关系》《学籍档案卡》《技能证登记表》《毕业生就业报到证副本》《毕业生登记表》以及其它可供组织参考的有保存价值的材料。

第三条  学生档案管理工作实行院、系两级管理,学生工作处是学院学生档案管理的职能部门,负责统筹学院学生档案工作。各系部具体管理本系部学生档案,接受学生工作处的业务指导和监督。    

第二章  职责分工

第四条  学生工作处职责

(一)制定学生档案管理制度;

(二)建立学生档案标准;

(三)提供学生档案管理所需要的建档材料;

(四)指导各系学生档案建档工作

(五)利用机要通道转递毕业生档案。

第五条  各系职责

(一)专人负责本系学生档案管理工作;

(二)负责本系在校学生档案接收、整理、保管、查阅等工作;

(三)负责本系毕业生档案的整理、移交工作。

第三章  建档、归档

第六条  新生档案

每年9月份,各系收集新生《入学通知书》《高中档案》《党团关系》《户口迁移证》。《入学通知书》本系留存;《高中档案》存入学生个人档案;《团组织关系》转交团委;《党组织关系》转交组织人事与宣传处;《户口迁移证》转交保卫处。

第七条  在校生档案

(一)每年11月份,各系组织新生填写《学生入学登记表》《学籍档案卡》,学生工作处审核、盖章后,归档;

(二)日常工作中,各系及时归档学生的奖惩等档案材料;

(三)学生顶岗实习前,各系组织应届毕业生填写《毕业生登记表》,学生工作处审核、盖章后,归档。

第四章  档案保管、移交、转递

第八条  在校学生档案以班级为单位存放各系档案室,各系要做好档案的收集、整理、保管、查阅等工作。

第九条  每年6月份,各系按《学生档案建档标准》整理毕业生集体档案、个人档案,转交学生工作处。

第十条  每年6月份,学院团委按《学生档案建档标准》整理毕业生中院学生会、团委委员及社团组织的个人、集体和实物档案,转交学生工作处。

第十一条  暑假期间,学生工作处对毕业生档案进行汇总、审核。审核合格,学生工作处将学生集体档案、《学籍档案卡》、《学生成绩单》移交学院档案室;学生个人档案通过邮政局转递。特殊情况暂时无法转递的毕业生档案,学生工作处临时保管。

第五章  档案查阅

第十二条  因工作需要,凭系部或单位证明,可查阅学生档案。在校学生档案到各系档案室查阅;毕业生档案到学院档案室查阅。

第十三条  任何单位和个人不得扣留、传阅学生档案。  

第六章    

第十四条  本办法由学生工作处负责解释。

第十五条  本办法自公布之日起施行。

 

附件:山东轻工职业学院学生档案建档标准

 

             山东轻工职业学院

2014年12月25日