山东轻工职业学院学生档案管理办法

 

第一章  总  则

第一条  为加强学校学生档案管理工作，根据教育部《高等学校档案管理办法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  学生档案是指学校在学生管理活动中形成的、记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人或集体为单位集中保存起来以备查考的文字、表格、实物及其它各种形式的历史记录，包括集体档案和个人档案。

（一）学生集体档案包括：学生班级或社团组织的学生名单、班委及团支部成员名单、系主任（院长）、辅导员、任课教师名单、毕业照、荣誉证书、奖牌、奖杯、奖状、获奖作品以及其它可供参考的有保存价值的材料。

    （二）学生个人档案包括：《高中档案》《新生入学登记表》《学生成绩单》《学生体质健康测试成绩》《学生诚信档案》《奖惩材料》《团关系》《学籍档案卡》（一式两份）《技能证登记表》《毕业生就业报到证副本》《毕业生登记表》以及其它可供组织参考的有保存价值的材料。

第三条  学生档案管理工作实行学校、各系（二级学院）两级管理，学生工作处是学校学生档案管理的职能部门，负责统筹学校学生档案工作。各系（二级学院）具体管理本系（二级学院）学生档案，接受学生工作处的业务指导和监督。    

第二章  职责分工

 第四条  学生工作处职责：

（一）制定学生档案管理制度；

（二）建立学生档案标准；

（三）提供学生档案管理所需要的建档材料；

（四）指导各系（二级学院）学生档案建档工作；

（五）利用机要通道转递毕业生档案。

 第五条  各系（二级学院）职责：

（一）专人负责本系（二级学院）学生档案管理工作；

（二）负责本系（二级学院）在校学生档案接收、整理、保管、查阅等工作；

（三）负责本系（二级学院）毕业生档案的整理、移交工作。

第三章  建档、归档

第六条  新生档案

新生入学后，各系（二级学院）收集新生《入学通知书》《高中档案》《党团关系》《户口迁移证》。《入学通知书》、《高中档案》存入学生个人档案；《团组织关系》转交团委；《党组织关系》转交组织统战部；《户口迁移证》转交保卫处。

第七条  在校生档案

（一）每年11月份，各系（二级学院）组织新生填写《学生入学登记表》《学籍档案卡》（一式两份），学生工作处审核、盖章后，归档；

（二）日常工作中，各系（二级学院）及时归档学生的奖惩等档案材料；

（三）学生顶岗实习前，各系（二级学院）组织应届毕业生填写《毕业生登记表》，学生工作处审核、盖章后，归档。

（四）学生毕业前，各系（二级学院）完善学生《学籍档案卡》（一式两份），完善后的《学籍档案卡》一份放入学生个人档案，一份存入学校档案室。

第四章  档案保管、移交、转递

第八条  在校学生档案以班级为单位存放各系（二级学院）档案室，各系（二级学院）要做好档案的收集、整理、保管、查阅等工作。

第九条  每年6月份，各系（二级学院）按《学生档案建档标准》整理毕业生集体档案、个人档案，转交学生工作处。

第十条  每年6月份，学校团委按《学生档案建档标准》整理毕业生中院学生会、团委委员及社团组织的个人、集体和实物档案，转交学生工作处。

第十一条  暑假期间，学生工作处对毕业生档案进行汇总、审核。审核合格，学生工作处将学生集体档案、《学籍档案卡》、《学生成绩单》移交学校档案室；学生个人档案通过邮政EMS转递。特殊情况暂时无法转递的毕业生档案，学生工作处临时保管。

第五章  档案查阅

第十二条  因工作需要，凭各系（二级学院）或单位证明，可查阅学生档案。在校学生档案到各系（二级学院）档案室查阅；毕业生档案到学校档案室查阅。

第十三条  任何单位和个人不得扣留、传阅学生档案。   

第六章  附  则

第十四条  本办法由学生工作处负责解释。

第十五条  本办法自公布之日起施行。原学校《学生档案管理办法》（鲁轻院字〔2014〕57号）同时废止。

 

附件：山东轻工职业学院学生档案建档标准
附件    

山东轻工职业学院学生档案建档标准

为规范学生档案管理工作，根据教育部《高等学校档案管理办法》《山东轻工职业学院学生档案管理办法》要求，结合学校实际，制定本标准。

第一条  学生档案规格标准

（一）新生入学登记表和毕业生登记表：8K纸双面打印、对折，由学生工作处统一提供。

（二）学生成绩单和技能证登记表：A4纸打印，由教务处统一提供。

（三）学生体质健康测试成绩：A4纸打印，由校医院统一提供。

（四）学籍档案：A4纸打印，由学生工作处统一提供。

（五）学籍档案封面：A4纸打印，见附件1，各系（二级学院）按规格自行打印。

（六）学生集体档案明细：A4纸打印，见附件2，各系（二级学院）按规格自行打印，以学期为单位汇总。

（七）学生实物档案交接明细表：A4纸打印，见附件3。

（八）档案袋：236mm*336mm,由学生工作处统一提供。

第二条  学生档案填写标准

（一）新生入学登记表按“填表说明”填写，见附件4。

（二）毕业生登记表按“填表说明”填写，见附件5。

（三）学籍档案按“填表说明”填写，见附件6。

第三条  学生档案填写要求

（一）学生档案应由本人按要求认真填写，使用颜色为碳素或蓝黑的钢笔或中性笔，不得使用圆珠笔；

（二）填写内容要真实、及时、齐全，书写要规范、清晰，不得涂改。

第四条  本标准由学生工作处负责解释。

第五条  本标准自公布之日起施行。

 

附件：1.学籍档案封面样本

2.学生集体档案明细样本

3.学生实物档案交接明细表

4.新生入学登记表填写说明                     

5.毕业生登记表填写说明

6.学籍档案卡填写说明

附件1

学生学籍档案
班级名称					所学专业
系主任（院长）					辅导员
班长					团支书
班级人数			人		毕业时间
情况说明	说明内容： XX级普专**人                                                                  XX级初中五专**人
学生名单	序号	学生姓名		序号		学生姓名	序号		学生姓名
	1			19			37
	2			20			38
	3			21			39
	4			22			40
	5			23			41
	6			24			42
	7			25			43
	8			26			44
	9			27			45
	10			28			46
	11			29			47
	12			30			48
	13			31			49
	14			32			50

附件2 

附件3 

附件4

新生入学登记表填写说明

《高职学生登记表》《五年一贯制学生登记表》填表说明

一、本表必须用碳素或蓝黑钢笔填写，字迹要清楚工整，不得任意涂改。

本表每人只有一份，装入学生档案。

二、本表项目要全部填写，不留空白。如有情况不明无法填写时，应写明“不清”或“不详”，并注明原因。如无该情况应写“无”。

三、填表注意事项：

（一）表格类型：

大专、三二连读学生填写《高职学生登记表》；

五年一贯制学生填写《五年一贯制学生登记表》。

（二）专业名称：填写要规范，以注册学籍的专业为准。

（三）学制：大专学生，学制为三年；三二连读学生学生，学制为二年；五年一贯制学生，学制为5年。

（四）填表日期（以学生学籍为准）：二〇**年*月*日（大写）。

（五）“文化程度”栏：高中/初中/中专。

（六）“个人简历及证明人”栏：填三个阶段：

小学阶段、初中阶段、高中阶段（中专和五专的学生不填此项）、20**年*月*日进入山东轻工职业学院，班主任姓名

例如：2003.9—2008.7    **小学            张**

      2008.9—2011.7    **初中            张**

      2011.9—2014.7    **高中            张**

      2014.9—至今     山东轻工职业学院   张**

（七）“家庭主要成员情况”栏：填父、母、兄弟、姐妹。政治面貌：党员、团员、群众；工作单位要写清楚。

（八）“主要社会关系情况”栏：填叔叔、伯伯、舅舅、姑、姨等，所填项目与上面表格一致。

（九）“填表人签名盖章”栏：学生本人签名，按手印。日期为20**年*月*日。

（十）“审核机关盖章”栏：辅导员审核后，在本栏内填上“属实”二字，不用签名，日期填写：20**年*月*日。

（十一）本表填好，贴1寸半身免冠照片。

 
附件5 

《高等学校毕业生登记表》填表说明

一、本表必须用碳素或蓝黑钢笔填写，字迹要清楚工整，不得任意涂改。本表每人只有一份，装入学生档案。

二、填表前须认真阅读表前说明。

三、填表注意事项：

（一）专业名称：填写要规范，以注册学籍的专业为准。

（二）填表日期：大专学生填表时间为二〇**年六月三十日（大写）

（三）“本人学历及社会经历”栏：

自入小学时起，依时间顺序详细填写，年月要求衔接，中途间断学习和工作的时间也要填入，并加说明。

（四）“家庭主要成员情况”栏：填父、母。政治面貌：党员、团员或群众；工作单位要填写清楚。

（五）“本人身体健康状况”主要填写有无疾病和体质强弱状况。

（六）“主要社会关系情况”栏：填兄弟、姐妹、叔叔、伯伯、舅舅、姑、姨等，所填项目与入学时所填高职登记表表格一致。

（七）“自我鉴定”栏：要认真填写，尽量将该页填满，学生本人签名，按手印，日期为20**年6月30日。

（八）“班组鉴定”栏：由辅导员填写评语，签名，日期为20**年7月1日。

（九）“学校组织意见”栏：辅导员填上“属实”二字，不用签名，日期为20**年7月2日。

（十）表内其他栏目按要求填写。

（十一）本表填好，贴1寸正面半身免冠照片。 

 
附件6

学籍档案卡填写说明

一、表头填写：

系和专业按照规范名称填写，专业不要带方向，年级为入学时的年份，大专学制3年，五年一贯制学制5年，三二连读学制2年，学号应与录取通知书上学号一致。

二、基本信息填写：

按照实际情况填写，其中姓名、身份证号、性别、民族要与身份证号信息一致，曾用名没有的要填无，家庭住址具体到村或小区，入学日期按照实际报道时间填写，是否退役士兵大学生填是或否，其他信息要如实规范填写，不允许有空白。

三、本人简历填写：

填三个阶段：小学阶段、初中阶段、高中阶段（中专和五专的学生不填此项）、20**年*月*日进入山东轻工职业学院，班主任姓名

例如：2003.9—2008.7    **小学            张**

      2008.9—2011.7    **初中            张**

      2011.9—2014.7    **高中            张**

      2014.9—至今     山东轻工职业学院   张**

四、家庭成员及社会关系填写：
    填父、母、兄弟、姐妹。姓名与身份证信息一致；职业：工人、务农、教师等职务；政治面貌：党员、团员、群众等；所在单位及职务要写清楚。

五、在校学籍情况暂不填写，待学生毕业时根据学生实际情况填写。

六、本表填好后请根据学生的学号尾数将学生照片（1寸正面半身免冠）粘贴于指定位置。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                        

  山东轻工职业学院党政办公室             2020年10月26日印发